関西学院、業務効率化の一環としてSmartDB®を導入 年間5,000件にのぼる申請業務のデジタル化で業務時間を削減

申請・決裁業務にかかる作業時間が本来業務の時間を圧迫

　関西学院は1889年に創立し、現在幼稚園から大学・大学院、そしてインターナショナルスクールを持つ総合学園です。AI活用人材の創出にも注力しており、民間企業と共同で、多様なAIの社会実装の先進事例を反映した実践型プログラム「AI活用人材育成プログラム」を開発。 本プログラムは文部科学省「数理・データサイエンス・AI教育プログラム認定制度（リテラシーレベル）」に認定され、４月には学内だけではなく企業や自治体などへの提供も開始しています。

　2021年にはポストコロナのパラダイムシフトに対応すべく、超長期ビジョンにデジタルトランスフォーメーション（DX）戦略を追加。 DX戦略では、教育・研究や学生・学修支援等の価値の最大化、サービスや業務、働き方、機能・組織の在り方等の徹底的な見直し、デジタルデータを最大限に活用したマネジメント等の実現に向かって、教育・研究・経営のデジタル化を強力に推進することを目標に掲げています。 その一環として関西学院が取り組んでいるのが申請・決裁業務の効率化とデジタル化です。
　関西学院ではこれまで申請・承認業務を紙で運用していたため、承認・押印の手間に伴う出勤が前提になっているほか、データ化のための転記作業や目視での確認作業に時間が費やされ、教職員が本来向き合うべき教育・研究や学生に対応する時間を圧迫していました。 2023年度内の紙申請の原則廃止、デジタル化による業務効率化を実現することを目的としてワークフローシステムの検討を開始しました。

標準機能で業務要件をカバーできるSmartDB®︎を採用

　関西学院がさまざまなシステムを比較検討するうえで重視したのは、学内の申請・承認業務の業務フローを確実にデジタル化できることと、継続的なメンテナンス性を維持するため追加のプログラミングによる開発が不要であることでした。 SmartDB®︎は関西学院が掲げたこの条件をクリアしているうえ、高度なWebデータベース機能も標準機能で備えており、申請・承認業務以外にも会議資料の文書管理などのデジタル化にも活用できる点も評価され、今回の採用に至りました。
　関西学院ではあらゆる申請・承認業務のデジタル化を目指しており、まずは人事・総務系業務をデジタル化の対象としました。個人研修費申請や構内設備の修繕を外部業者に依頼する修繕伝票など、合計で年間約5,000件もの申請が発生する紙業務におけるデジタル化と効率化を進めます。 SmartDB®︎の導入により、紙で運用していた際に発生するさまざまな手間やコストの削減だけでなく、承認までのリードタイムの大幅短縮の効果も見込まれるため、教職員が教育・研究に向き合う時間を創出できるよう、教員含む4,500名での利用拡大も検討しています。

【イメージ：SmartDB®︎導入前後の業務プロセスと導入効果】

　関西学院とドリーム・アーツは、今後も“協創”で「現場力強化」「協創力向上」の領域において、さらなるパートナーシップを育んでまいります。

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