2019年7月2日
改革の匠

【全12回】生産性を上げる会議術

【第12回|最終回】創造性を高める企画会議の進め方

盛り上がったけど、出てきたのはありきたりなアイデアばかり、そして何も実現できなかった。そんな企画会議をたまに見かける。筆者もそういう会議に参加したことがあるし、主催してしまったこともある。

こういう会議は時間が無駄になるだけでなく、参加者のやる気を著しく低下させてしまう。では、どのようにすればよいのだろうか。
今回は、創造性に関するさまざまな研究結果を踏まえながら、創造性を高める企画会議の進め方を紹介する。

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【第11回】業務改革のための会議運営ガイド

これまで、会議のさまざまな局面で使えるさまざまなテクニックを紹介してきたが、今回は、それらを組み合わせていかに使うのかを紹介する。今回のテーマは、「業務改革」だ。業務改善なら、日常的にやっていることだと思うが、業務改革というと少しハードルが高い印象を受けるのではないだろうか。

その印象の通り、業務改善と業務改革には違いがある。業務改善は、現行の業務プロセスや組織体制をあまり変えることなく、今の仕事をより良くしようとする取り組みであるのに対して、業務改革では、業務プロセスや組織体制も含めた抜本的な見直しが行われる。

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【第10回】会議のたびに余計な仕事を増やさない方法

「そういえば、田中くん、デジタルトランスフォーメーションは知っているかね?うちの会社にもそれが必要だ。次の会議までに調べておいてくれ」
 世の中の偉い人たちは勉強熱心な人が多く、次々に業界の新しい情報を仕入れてくる。

そして、部下に詳しく調べさせようとして、会議のたびに部下の仕事が増えていくといった話はよく耳にする。そこで、今回は会議で余計な仕事を増やさないためのテクニックについて取り上げてみよう。

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【第9回】イノベーション疲れのあなたに哲学を

「最近、なんだかうまくいっていない。会社の売り上げは、なんとなく帳尻が合っているのだが、明らかに前より苦しくなってきている」「新規事業の取り組みも、新しい部門を設置してやっているがどうも頼りない。

確かに最新の技術は取り入れており、多少の話題にもなったが、ビジネス化には全く結び付いていない」「アイデア出し、社内公募、オープンイノベーション、アクセラレーションプログラムなど、過去にもいろいろやっていたが、ビジネス化できなかった実績ばかりが積み上がり、そのうち誰も応募しなくなってしまった。今や新規事業部は、担当役員の思い付きを、中途半端に形にするだけの部門に成り下がっている」。

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【第8回】会議で決めたのに、なぜみんな動かないのか?

「この件についてブレストしてみましょう。何かアイデアはありますか?」。会議室にむなしくしみ入る司会の声。このようなアイデアが全く出ない会議に参加したことがないだろうか。

第3回「会議の設計の仕方 人選・環境・時間編」でも取り上げたが、会議でのアイデア出しはあまり効率がよくない。特に参加者が6人以上の場合、各自がバラバラにアイデアを出した方が質・量ともに上回るという実験結果もある。

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【第7回】会議で決めたのに、なぜみんな動かないのか?

「会議で合意したはずなのに、なぜみんな動かないのか?」「どこで止まってるんだ?」。このような疑問を抱いたことがないだろうか。

筆者自身にも類似の経験があるし、周囲の人からもよく耳にする。いかに会議で効率よく議論がなされ、決定が下されたとしても、実行されなければ何の意味もない。そこで今回は、意思決定がされた後に皆が動きだすまでの心理メカニズムを考察し、その対策について考えてみよう。

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【第6回】議事録よりいいかも!?議論の構造化・可視化手法

「議事録は新人の教育のため。」こんな昭和っぽい考えの会社も多いのではないだろうか。確かに一理あるが、これは新人が書いた議事録を先輩社員がきちんとチェックして、理解が足りないところを指摘し訂正するまでフォローをしていればの話だ。

実際にそこまでフォローできていない会社は多い。社内会議の議事録をわざわざ見ている人は少なく、せっかく議事録を書いても誰からもフィードバックが得られず無駄に終わるケースもよくある。
そこで、社内会議では議事録を廃止する会社も増えてきた。会議中にホワイトボードを用いて議論を整理し、最終的にそれを写真で撮影すれば議事録代わりとして十分という割り切りだろう。

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【第5回】普段使いできるグラレコ(^o^)

最近、セミナーや勉強会などのイベント開催レポートに、イラストで書かれた議事録のようなものをたまに見かけるようになった。見栄えのよい絵で描かれているので、目を引き、ついつい見てしまう。これが文字だけの議事録だったら、まず見向きもしないだろう。

この絵で書かれた議事録のようなものは、ちまたではグラレコというらしい。ただ、これを知ったからといって、絵心もないし大きなイベントを主催することもない自分には、特に関係ないと思っていた。

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【第4回】ビジョンを決める会議、どうやりますか?

これからはAIだ。うちもAIで新規事業をやるぞ。じゃ、あとはお前たちに任せた。
こんな号令を聞いたことがないだろうか。ひと昔前はAIの部分に「IoT」や「スマホ」が入っていた。偉い人の仕事の振り方は、大体こんなものだろう。

号令を出すのは簡単だが、この号令で実際に動く担当者は大変な目にあうことになる。特に、既存事業から突然引き抜かれた新規事業担当者は、何をすればよいのか分からず、これまで既存事業でうまくいっていたやり方をそのままやってしまいがちだ。

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【第3回】会議の設計の仕方 人選・環境・時間編

毎週30分だけ定例をやりましょう。こんな発言を聞いたことがないだろうか。
仮に15人で30分の定例会議を1年続けると…会社が支払うコストは税金・社会保障費などを含めて100万円を超える。

会社のお金を使って100万円の買い物をする際は、もっと慎重に費用対効果などの検証がなされ、きちんと効果が出るように準備と努力をするはずだ。会議についても同じく、相応の準備が必要ではないだろうか。会議の準備の際にポイントとなるのが「会議の設計」であり、前回は、アジェンダ(議題)のつくり方を紹介した。
今回は人選・環境・時間という観点から、会議の設計をする際に役立つポイントを紹介する。

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【第2回】会議の設計の仕方 アジェンダ編

前回のコラムで、会議全体の問題構造を分析し、どこから手をつけるべきかの見極めを行った。
今回は、さまざまな問題の原因となっており、かつ、比較的簡単に対処ができる「目的が不明確な会議」「アジェンダ(議題)のない会議」について考察する。

アジェンダレス会議の問題

目的が不明確な会議、アジェンダのない会議では、次のような問題がよく発生する。
まず、目的とアジェンダが事前に共有されていないと、誰も会議に向けて、考えをまとめ、事前に調査を済ませておくなどの準備ができない。結果、みんなその場の思いつきでベラベラと話し始め、話が長くなってしまう。そして、ありきたりなアイデアしか出ないという結果になりやすい。-

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【第1回】図解で会議の問題構造をひもとく

働き方改革の議論が始まるずっと前から、最も無駄なものの一つとしてやり玉に挙げられているのが「会議」だ。ある調査によると、会議の時間が長い、無駄な会議が多いと回答している人は4割を超える。

「無駄だ、無駄だ」と言いつつも、いろいろな会議をはしごしていると、一定の充実感があって、仕事をしたような気分になるのも否めない。そして、中には単なるドライな意思決定だけでなく、重要な気づきややる気が得られるような会議もある。
時間が奪われるだけの無駄な会議と、アイデアや気づき、やる気が得られる創造的な会議の違いは何なのだろうか?-

人間の知や創造性が交わり合う「会議」の場における、さまざまな調査と実験に基づいた、会議の効果を高めるプチテクニックを「会議の問題と構造」、「どこから手を付けるべきか?」「図による整理も会議テクニックの一つ」の3つセンテンスで紹介しよう。
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