2019年7月2日
改革の匠

【全12回】生産性を上げる会議術

【第4回】会議の設計の仕方 人選・環境・時間編

これからはAIだ。うちもAIで新規事業をやるぞ。じゃ、あとはお前たちに任せた。
こんな号令を聞いたことがないだろうか。ひと昔前はAIの部分に「IoT」や「スマホ」が入っていた。偉い人の仕事の振り方は、大体こんなものだろう。

号令を出すのは簡単だが、この号令で実際に動く担当者は大変な目にあうことになる。特に、既存事業から突然引き抜かれた新規事業担当者は、何をすればよいのか分からず、これまで既存事業でうまくいっていたやり方をそのままやってしまいがちだ。

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【第3回】会議の設計の仕方 人選・環境・時間編

毎週30分だけ定例をやりましょう。こんな発言を聞いたことがないだろうか。
仮に15人で30分の定例会議を1年続けると…会社が支払うコストは税金・社会保障費などを含めて100万円を超える。

会社のお金を使って100万円の買い物をする際は、もっと慎重に費用対効果などの検証がなされ、きちんと効果が出るように準備と努力をするはずだ。会議についても同じく、相応の準備が必要ではないだろうか。会議の準備の際にポイントとなるのが「会議の設計」であり、前回は、アジェンダ(議題)のつくり方を紹介した。
今回は人選・環境・時間という観点から、会議の設計をする際に役立つポイントを紹介する。

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【第2回】会議の設計の仕方 アジェンダ編

前回のコラムで、会議全体の問題構造を分析し、どこから手をつけるべきかの見極めを行った。
今回は、さまざまな問題の原因となっており、かつ、比較的簡単に対処ができる「目的が不明確な会議」「アジェンダ(議題)のない会議」について考察する。

アジェンダレス会議の問題

目的が不明確な会議、アジェンダのない会議では、次のような問題がよく発生する。
まず、目的とアジェンダが事前に共有されていないと、誰も会議に向けて、考えをまとめ、事前に調査を済ませておくなどの準備ができない。結果、みんなその場の思いつきでベラベラと話し始め、話が長くなってしまう。そして、ありきたりなアイデアしか出ないという結果になりやすい。-

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【第1回】図解で会議の問題構造をひもとく

働き方改革の議論が始まるずっと前から、最も無駄なものの一つとしてやり玉に挙げられているのが「会議」だ。ある調査によると、会議の時間が長い、無駄な会議が多いと回答している人は4割を超える。

「無駄だ、無駄だ」と言いつつも、いろいろな会議をはしごしていると、一定の充実感があって、仕事をしたような気分になるのも否めない。そして、中には単なるドライな意思決定だけでなく、重要な気づきややる気が得られるような会議もある。
時間が奪われるだけの無駄な会議と、アイデアや気づき、やる気が得られる創造的な会議の違いは何なのだろうか?-

人間の知や創造性が交わり合う「会議」の場における、さまざまな調査と実験に基づいた、会議の効果を高めるプチテクニックを「会議の問題と構造」、「どこから手を付けるべきか?」「図による整理も会議テクニックの一つ」の3つセンテンスで紹介しよう。
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