アスクル株式会社様

全社員、パートナー、協力会社を含む1,000名以上が利用する次世代情報共有・活用基盤”シンクロワン”。INSUITE®、ひびき®シリーズを全面採用!

アスクル
アスクル株式会社
設立
1997年
従業員数
418名(2007年11月20日現在)

アスクルは「お客様のために進化する」を企業理念とし、オフィスに必要なモノやサービスを「明日お届けする」トータル・オフィス・サポートサービスの会社です。専用のカタログ(紙媒体または、Web上)で商品を選んでいただき、ファックスもしくはインターネットを使って注文いただくと、当日または翌日にはお届けできるスピーディな配送サービスが好評です。「明日来る」から「アスクル」というサービスの名称がそのまま会社名となりました。

導入概要
導入時期
2007年6月
構築期間
約3ヶ月
利用規模
1,000CL
(協力会社,パートナーなど含む)
導入のポイント
  • Notesからの移行により【スピードアップ、コストダウン】
  • 情報共有・活用による生産性の向上
  • 利便性と強固なセキュリティ要件を両立

オフィス用品デリバリーサービス業のパイオニアとして、1997年の創業以来、“お客様のために進化する”を企業理念として、急成長を続けてきたアスクル株式会社。さらなるお客様のニーズに応えるため、また新たな成長の原動力として、より多くの商材をより多くのお客様に提供する新しいビジネスモデルへの変革を進めている。この変革にあたり、アスクルは、社内の情報活用・コミュニケーションを革新することにより現場力を高め、組織の仕組みと体質を変革することが不可欠であると考え、既存のNotes システムを撤廃。アスクル全社員、およびパートナー企業を含む1,000 名以上が利用する次世代情報共有・活用基盤:“シンクロワン”に、INSUITE®、ひびき®シリーズを全面採用。アスクルの新しいビジネスモデルへの変革、業務改善のスパイラルアップを支えている。採用のポイントと活用の様子について、アスクル株式会社 ビジネスプラットフォーム企画開発ビジネスシステム 部長 池田和幸氏、同マネージャー 小林悟氏、浅沼豊氏、同エンタープライズシステム 島村恵美氏にお話を伺った。

【導入背景】事業スピードを上げ、改善のスパイラルアップを促進する情報共有・活用基盤を

アスクルの扱う商材は、創業当時およそ500点であったが、現在は39,000点以上。オフィスだけでなく、プロシューマや特定業種向けチャネルを増やし、事務用品、文具から、家具、生活用品、飲料品まで商材を拡大している。急成長を支えてきたのは、ITによる基盤整備だ。2001年までの「第一世代」では、物流業務機械化システムや需要予測システムの導入などのビジネスモデル確立を下支えする基盤の整備に注力。2006年までの「第二世代」では、協力会社やビジネスパートナー企業との連携を目指した“シンクロシリーズ”と呼ばれるシステムを構築してきた。

ビジネスシステム部 部長 池田和幸氏 ビジネスシステム部
部長 池田和幸氏

「アスクルでは、アスクル単体を小アスクルと位置づけ、サプライヤーをはじめ、エージェント(アスクル取扱販売店)や配送会社などの協力会社、パートナーを含めたアスクルのビジネスモデルを作り上げている全体を大アスクルと呼んでいます。これまでは、お客様サービスの向上とパートナー様との業務効率化を最優先とし、アスクルの中で働くスタッフ、働く環境へはあまり目を向けていませんでした」と池田氏は説明する。アスクル社員は現在400名ほど。新卒の採用はせず、すべて中途での採用を行っており、様々なスキル、経験を持ったスタッフが集まっている。加えて、大アスクルと呼ばれる協力会社やパートナーが、同じ場所で働いているため、社内における相互の業務理解や情報共有に苦労していたという。「業務ごとに異なるアプリケーションが乱立し、業務プロセス間でも情報が分断されているケースもありました。また、複数のシステムに必要な情報が散在していて、一目でぱっと見ることができず、紙ベースでの伝言リレーが横行していました」(池田氏)。アスクルでは、2007 年からの3 年間を次世代ビジネスモデルへの変革期と位置づけ、「第三世代」のシステム構築を急いでいる。そのなかで、社内での情報活用・コミュニケーション環境を抜本的に変革することが重要なテーマであった。「具体的な実現方法を検討した結果、実現のスピードや柔軟性を考慮して、これまで整備してきた機能最適型のシステムを出来るだけ生かしながら、それらをまとめる情報活用基盤を整備するのが一番良いと考えました」(池田氏)。

社内の情報共有・活用を高め、コミュニケーションを活性化することで、事業スピードを上げ、改善のスパイラルアップを促進したい。「全ての価値を一つにつなげたいとの思いで、新システムを“シンクロワン”と名づけました」(池田氏)。

【選定理由】高機能・抜群の使いやすさと手厚いサポートに加え、抜き出たセキュリティが決め手

池田氏は、新しい社内システムの構築は、パッケージを使うと決めていたという。「競合優位性を追求するECサイトなどと違って、ベーシックな社内業務システムをスクラッチ開発するメリットは少ないですし、加えて、技術動向やセキュリティ要求の高まりなどに対応できないリスクも抱えることになります。専業で高機能なパッケージを採用し、使いこなすことに決めていました」と語る。パッケージ製品の選定は、100項目以上におよぶ詳細な項目表を作り、ユーザ部門とシステム部門のニーズから要件を精査した。その結果、ドリーム・アーツの製品は、ユーザ部門からは直感的なインターフェースやプッシュ型の情報共有をはじめとしたユーザビリティ、システム部門からは短期間の構築が可能な点に加え、導入後の手厚いサポートに関するポイントが特に高く、総合力として優れていたという。さらに、情報共有・活用系のシステムは全社的に使われるからこそ、使いやすさは当然として、セキュリティ要件の対応も重要な評価ポイントであったと説明する。「お客様にアスクルを安心してご利用いただくために、社内システムは、情報セキュリティに関して、非常に多くの要求事項があります。以前のシステムでは、カスタマイズで対応してきましたが、ドリーム・アーツの製品は、ログの取得やアクセス制限など、アスクルの求めるセキュリティ要件を満たしていました」(池田氏)。

【導入効果】社内利用率93%! 情報共有のスピードが格段にアップ。

ビジネスシステム部 浅沼豊氏 ビジネスシステム部
浅沼豊氏

社内調査によると、シンクロワンの利用率は、93%に達するという。

「恐らくこれだけ全社的に使われているシステムは、アスクル内に他にはありません」と池田氏は笑顔で語った。良く使う機能についての社内調査では、社内掲示板(Notesから移行)を筆頭に、スケジューラー、ライブラリ機能(文書管理やコミュニティ機能など:Notesから移行)、シンクロハート(お客様の声共有システム:Notesから移行)などが高い割合を占める。この社内調査も、INSUITE®の通達・アンケート機能で実施した。「全社の声を集める業務などで、通達のアンケート機能は非常に便利です。電子メールによる繰り返しの連絡、手作業での集計の手間がなくなり、非常に楽になりました」(浅沼氏)。

さらに、統合クリッピング機能も評価が高い。「例えば、プロジェクトチームで活動する場合に、チーム内でファイルの共有をしなければならないのですが、いちいち報告や確認の作業をせずに、リアルタイムでファイルがアップされたかどうかが把握できるので、情報共有のスピードが格段に上がりました」(小林氏)。

【定着化】システムの仕組み化には、継続したトレーニングが重要。

ビジネスシステム エンタープライズビジネスシステム 島村恵美氏 ビジネスシステム
エンタープライズビジネスシステム
島村恵美氏

「システムの構築はスムーズでしたが、教育には力を注ぎました。導入時には一回20人程を対象として、繰り返しトレーニングを実施しました。今でも新しい機能のリリース時や、中途採用時の説明会は頻繁に行っています」(島村氏)。情報共有・活用系のシステムは、導入して終わりではない。仕組みとして根付かせるためには、継続したトレーニングが欠かせないと説明する。

【今後の期待】パートナーとして、継続して活用支援を。

ビジネスシステム部 マネージャー 小林悟氏 ビジネスシステム部
マネージャー 小林悟氏

新システムの運用開始から8ヶ月。社内の業務システムを統合し、業務スピードの向上、維持管理コストの削減等、効果を直ぐに実感でき、仕組みとして根付いてきた段階。これから更に活用を促進し、使い込んでいきたいと説明する。「新しい機能が数多く追加され、格段に便利になりました。今後は、いかに使いこなして、スパイラルアップをしていくかがポイント。ドリーム・アーツには、これからもパートナーとしてサポートをいただきながら、活用法を一緒に考えていただけると有難いですね」(小林氏)。

社内情報共有・活用基盤:シンクロワンの導入による3つの効果

Before

Notesでは複数のシステムに必要な情報が散在しており、社内での情報共有が困難。また、Notesの活用には、特殊なスキルが求められるため、システムの設定や変更の都度、相当な時間と手間がかかっていた。

After

Notes DBを ひびきSm@rtDBに移行。さらにシングルサインオン機能により業務システムをポータルに統合し、プッシュ型の情報共有と直感的な操作性により、業務スピードが向上。システム管理の手間も格段に軽減され、コストも大幅ダウン!

Point

Notesからの移行により、管理の負荷とコストが大幅ダウン!全ての情報をポータルに統合、操作性が大幅にアップし、業務スピードが向上!

Before

旧システムでは、情報共有・相互コミュニケーションの仕組みが機能しておらず、情報が何処にあるのか分からない、誰が何をしているのか見えない状況であった。また、紙ベースの伝言リレーが飛び回り、紛失や連絡ミスなどが多発していた。

After

掲示板、統合クリッピング、ライブラリ、スケジュール等の情報をリアルタイムでポータルに表示し、社員の仕事の気配を共有。全社員が利用することで、無駄なコミュニケーションが激減! さらに、お客様の生の声と、アクションまでを共有するなどして、改善のスパイラルアップを継続し、業務の質を向上!

Point

お客様の声などの現場からの情報を、全社員でリアルタイムに活用し、業務の質を向上!

アスクル「e-プラットフォーム」
Before

アスクルにとって、個人情報の取り扱いはビジネスの根幹に関わる最重要項目。従来のシステムでは、 ISMS、プライバシーマークをはじめとしたハイレベルなセキュリティ要件に対応できず、カスタマイズしていたが、利便性やコストの面で問題があった。

After

INSUITE、ひびきSm@rtDBは、大企業・組織に求められる決め細やかなアクセス権限の設定や、ログ管理、監査ユーザの設定が可能。高いセキュリティ要件を満たしつつ、誰にでも使える抜群の操作性と、Webブラウザ一つで活用できる利便性を両立した情報共有・活用を実現。

Point

厳格な閲覧権限やログ管理など強固なセキュリティを実現!Webブラウザ一つで、すべての情報にアクセス可能!