アスクル株式会社様

「アスクルでは、アスクル単体を小アスクルと位置づけ、サプライヤーをはじめ、エージェント（アスクル取扱販売店）や配送会社などの協力会社、パートナーを含めたアスクルのビジネスモデルを作り上げている全体を大アスクルと呼んでいます。これまでは、お客様サービスの向上とパートナー様との業務効率化を最優先とし、アスクルの中で働くスタッフ、働く環境へはあまり目を向けていませんでした」と池田氏は説明する。アスクル社員は現在400名ほど。新卒の採用はせず、すべて中途での採用を行っており、様々なスキル、経験を持ったスタッフが集まっている。加えて、大アスクルと呼ばれる協力会社やパートナーが、同じ場所で働いているため、社内における相互の業務理解や情報共有に苦労していたという。「業務ごとに異なるアプリケーションが乱立し、業務プロセス間でも情報が分断されているケースもありました。また、複数のシステムに必要な情報が散在していて、一目でぱっと見ることができず、紙ベースでの伝言リレーが横行していました」（池田氏）。アスクルでは、2007 年からの3 年間を次世代ビジネスモデルへの変革期と位置づけ、「第三世代」のシステム構築を急いでいる。そのなかで、社内での情報活用・コミュニケーション環境を抜本的に変革することが重要なテーマであった。「具体的な実現方法を検討した結果、実現のスピードや柔軟性を考慮して、これまで整備してきた機能最適型のシステムを出来るだけ生かしながら、それらをまとめる情報活用基盤を整備するのが一番良いと考えました」（池田氏）。

社内の情報共有・活用を高め、コミュニケーションを活性化することで、事業スピードを上げ、改善のスパイラルアップを促進したい。「全ての価値を一つにつなげたいとの思いで、新システムを“シンクロワン”と名づけました」（池田氏）。

社内調査によると、シンクロワンの利用率は、93％に達するという。

「恐らくこれだけ全社的に使われているシステムは、アスクル内に他にはありません」と池田氏は笑顔で語った。良く使う機能についての社内調査では、社内掲示板（Notesから移行）を筆頭に、スケジューラー、ライブラリ機能（文書管理やコミュニティ機能など：Notesから移行）、シンクロハート（お客様の声共有システム：Notesから移行）などが高い割合を占める。この社内調査も、INSUITE®の通達・アンケート機能で実施した。「全社の声を集める業務などで、通達のアンケート機能は非常に便利です。電子メールによる繰り返しの連絡、手作業での集計の手間がなくなり、非常に楽になりました」（浅沼氏）。

さらに、統合クリッピング機能も評価が高い。「例えば、プロジェクトチームで活動する場合に、チーム内でファイルの共有をしなければならないのですが、いちいち報告や確認の作業をせずに、リアルタイムでファイルがアップされたかどうかが把握できるので、情報共有のスピードが格段に上がりました」（小林氏）。

「システムの構築はスムーズでしたが、教育には力を注ぎました。導入時には一回20人程を対象として、繰り返しトレーニングを実施しました。今でも新しい機能のリリース時や、中途採用時の説明会は頻繁に行っています」（島村氏）。情報共有・活用系のシステムは、導入して終わりではない。仕組みとして根付かせるためには、継続したトレーニングが欠かせないと説明する。

新システムの運用開始から8ヶ月。社内の業務システムを統合し、業務スピードの向上、維持管理コストの削減等、効果を直ぐに実感でき、仕組みとして根付いてきた段階。これから更に活用を促進し、使い込んでいきたいと説明する。「新しい機能が数多く追加され、格段に便利になりました。今後は、いかに使いこなして、スパイラルアップをしていくかがポイント。ドリーム・アーツには、これからもパートナーとしてサポートをいただきながら、活用法を一緒に考えていただけると有難いですね」（小林氏）。