脱Excel 働き方改革の「次の一手」!脱Excelのススメ

「働き方改革」が進むなか、労働時間の短縮には成功しているものの、仕事量は変わらないために現場へのしわ寄せが発生していませんか?業務の効率化、生産性向上が必要とわかってはいるものの、どこから着手すれば良いのか悩んでいる方も多いでしょう。 全体的な業務プロセスの改善やRPA導入などの検討も必要ですが、やはり時間がかかります。まずは日々ムダを生んでいる業務の見直しから始めてみましょう。メールに次いで普及しているツール「Excel」の運用を変えることでおのずと業務が整理され、確実に生産性の向上につながります。さぁ、まずは脱Excelから取り組みましょう。

Excelで起こる問題と脱Excelを阻むもの

Excelで起こる問題

脱Excelは「働き方改革」という言葉が今ほどホットではなかった頃から取り組まれているテーマです。それだけExcelで起こる問題に悩まされてきた方は多いのでしょう。Excelで起こる問題にはこのようなものがあります。

  • 簡単にフォームやカラムが変更できてしまうため、情報の整合性が取れない
  • 共有モードで更新したが、だれかのデータで上書きされた
  • それぞれがファイルのコピーを持っていて、どれが最新かわからない
  • メールでバラまかれ個別で返信がある場合、集計に膨大な時間が必要
  • 便利に使うために仕込んだマクロがメンテナンス不可能となっている

脱Excelを阻むもの

これだけ問題が認識されているにもかかわらず脱Excelが進まないのは、「社内のみんなが使っているから、変えるのは大変」とか「べつに困っていない…」といったようなことがあります。
働き方改革全体に言えることですが、社内で幅広く使われている既存の手段を変えるには、相当なエネルギーが必要です。さらに切り替え時には一時的に効率が落ちます。また、ユーザーはExcelを使っている「今」に課題感を持っていません。情報をみている数名の範囲ではExcelでも十分と感じているのが現状なのです。

ユーザーはExcelを使っている「今」に課題感を持っていない

Excelを完全になくす必要はない!
脱Excelの基準とポイント

「脱Excel」と聞くと、業務から完全にExcelをなくすように思えてしまいますが、その必要はありません。なにを基準に脱Excelするかがポイントです。数値集計などExcelが得意な分野まで無理になくす必要はないのです。 Excelでうまく運用できている部分はそのまま残しつつ、作業が煩雑になりがちな部分だけ他のツールに移行するのがベストだといえるでしょう。

脱Excelしたい業務とは

Excelは現場には万能なツールですが、組織連携や業務連携に活用しようとした途端に破綻します。組織・業務の連携を活性化させるためには「業務の標準化」が必須であり、個々人が脱Excelを早急に行うべきポイントはここにあります。
このような業務は脱Excelをすべきでしょう。

  • 部門間連携など社内横断的に利用する情報を扱う業務
  • 部をまたいで同じ方法で進めることにメリットがある業務
  • 情報をストックして未来に活かせる業務

たとえば、Excel方眼紙や、Excelを印刷した紙で処理している業務や、コミュニケーション・共同作業・組織の連携が必要な業務は、特に脱Excelをオススメしたいです。そこで、Excel業務のなかでの脱Excelオススメ度を表にまとめました。

<Excelパターン別移行オススメ度>

★★★ Excel方眼紙・ネ申Excel 印刷を前提とした紙そのままのレイアウト。データの再利用が考慮されておらず非効率。見直し候補の筆頭。
ex:帳票、申請書類
★★★ 情報共有/共同編集 確認内容や進捗を大人数で追記・編集するため、変更箇所や最新版の確認が困難になるケースが多い。
ex:課題管理表、問い合わせ管理
★★★ 申請・ワークフロー 本来、依頼申請以降の管理が必要にもかかわらず、申請受付までしか管理できていない。
ex:貸出依頼書、購入申請
★★☆ マスタ管理 確認・共有のためにメール添付したり印刷で多用。各人が勝手に項目の追加や削除をおこない、管理困難になることが多い。
ex:社員/顧客リスト
★★☆ 関数・マクロ・VBA濫用 複数の処理や入力制限のためにアプリ化するが、開発/管理者が替わると変更・修正ができなくなり陳腐化。
ex:データ自動集計、入力フォーム自動訂正
★☆☆ 数値集計 膨大なデータを表形式で計算、シミュレーション等で利用。データの種類によってBIツールやWebDBとの棲み分けが必要。
ex:売上管理(シミュレーション)、販売予測

標準化・情報集約、未来への付加価値向上はノンプログラミングWebデータベースで

まずは、Excelデータとして個々人の手元で保管されていた情報を、Webデータベースに集約するところからスタートしましょう。ただ単に情報が集まるだけでなく、あらかじめ設定したフォームに情報を入力させることにより、自然と業務が標準化されます。そして集約されたデータを客観的に見ることで、今まで埋もれていた「大切な情報」に気づきます。

Webデータベース「ひびき®Sm@rtDB」に情報を入れることのメリット

課題や問い合わせ、顧客、報告書などの管理を、Excelから「Sm@rtDB」に変更するとこんなメリットがあります。

  • 社内に散在するデータが集約/一元管理されることで、最新の情報の確認や集計の手間を軽減
  • ノンプログラミングで簡単かつ直感的に開発できるので「現場」から変革を起こせる
  • きめ細やかなアクセス管理により編集権限を制限し、情報の品質を確保
  • ワークフロー機能を持つ「Sm@rtDB」なら、りん議の電子化・ペーパーレスもスピード構築
  • RPA(Robotic Process Automation)と親和性の高い「Sm@rtDB」。RPA導入もスピードアップ

脱Excelの真のゴールは「付加価値の向上」

情報はシェアすることで付加価値が高まります。情報を集約し、業務を標準化したその先にある「付加価値の向上」が真のゴールです。Inputを減らすだけではなく、情報を集約し気づきを与えることでOutputを増やすきっかけにしましょう。

付加価値の向上

Webデータベースで脱Excelを行うことによって、情報集約・業務を標準化。
INPUT(作業時間)を減らし、OUTPUT(付加価値・イノベーション)を増やすきっかけに!

まずはお試し!脱Excelキャンペーン

業務の「効率化」「標準化」と言いながら、結局、Excelを使っていませんか?
そこで、みなさまにExcel業務をWebデータベース化するメリットを手軽に体験できる「脱Excelお試しキャンペーン」をご用意しました。「Excelファイルをアップロードするだけ!」まずはその効果を手軽にすばやく体験してみませんか?

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