文書管理 大企業に求められる複雑な要件に柔軟に対応
幅広い業務において統制の取れた文書管理を実現します

実務現場では、大量の業務文書が日々作成されています。しかし組織的な運用ルールの徹底は難しく、文書の大量複製と属人的な運用が情報の活用を妨げ、業務の生産性を低下させています。さらに大企業においては、情報漏洩に対するリスクマネジメント、災害時の事業継続を可能とするための安全管理、内部統制・コンプライアンスへの対応などの観点から、文書管理に求められる要件はますます高度化、複雑化しています。

また、これまでの文書管理は、契約文書、技術文書、提出書類など対外的に重要なものを対象としていましたが、近年では業務連絡、作業手順などの社内業務においても、意思決定・認証プロセスを明らかにして証跡を残す目的で文書管理の対象とするケースが増えています。文書管理システムを検討する際には、適用業務の拡大に柔軟に対応できるかどうかも重要な観点になっています。

Sm@rtDBによる文書管理

Sm@rtDBは企業内に存在するあらゆる文書を、ウェブ上で一元管理、共有するための文書管理データベースとして利用できます。申請プロセスや保管ルールなどの文書のライフサイクルをあらかじめシステムに設定することで、ユーザがルールを意識しなくても統制のとれた文書管理が定着します。大規模組織での利用に適したセキュリティや機能を標準装備しているほか、ビジネスユーザでも数時間で作れる位まで簡易化した、GUIによる設計機能を提供。現場部門の業務の要件に合わせて柔軟に作成・改修する事ができ、幅広い業務に適用が可能です。

お客様の声

三菱東京UFJ銀行様ロゴ
システム部における情報資産の活用促進と、統制のとれた文書管理を実現
「金融サービスは情報システムなしには成り立ちません。そして、これら情報システムの設計・開発文書類については、内部統制を意識し、権限に応じたアクセスコントロールなど非常に高い管理レベルが求められます。Sm@rtDBは、GUIで、文書の登録から廃止までのライフサイクルの一元管理が可能で、運用管理に求める要件を充分に満たしていると感じました」
バンダイナムコ様ロゴ
内部統制用の文書の保存/管理により、グループ全体の業務遂行を効率化
「グループ各社に散在する社内文書をSm@rtDBで一元管理すれば、システム統合によるコスト削減はもとより、グループ会社をまたがったノウハウの共有や文書作成時間の短縮などの効果が見込める。内部統制の専用ツールを導入していたら、特定業務のみの利用に留まっていただろう。しかし柔軟性の高いSm@rtDBなら、内部監査に関係する他の業務に展開できる」
横浜ゴム様ロゴ
技術や業務と密接に関わる文書を管理するシステムとして利用
さらに製品の企画から販売まで全工程における進捗の一元管理も実現
「単なる「システム導入」ではなく、その根底にある情報活用のあり方に関しても大きな示唆をいただきました。ドリーム・アーツ社との緊密な協力関係のもと、情報の利活用を進めることで当社独自の技術力・開発力に磨きをかけ、最高品質の製品をグローバルにお届けしていきます」

ドリーム・アーツが提供するSm@rtDB文書管理ソリューションの特徴

大規模組織の運用に標準機能で対応
大規模組織の運用に標準機能で対応
標準機能で、大規模なユーザ、組織管理に利用できます。大企業にありがちな異動・組織変更の運用にも対応。またレスポンスのポイントとなる権限チェックが高速化されており、ストレスなく利用できます。
同一基盤でワークフロー・文書管理、全文検索に対応
同一基盤でワークフロー・文書管理、全文検索に対応
柔軟なワークフローの設定、運用が可能です。あわせて本格的な文書管理・全文検索機能などを単一プラットフォームで実現。豊富な利用者機能と管理者機能(ユーザ・組織管理、権限チェック、ログ機能)で総合的な運用効率を考えた設計となっています。
固有の案件も柔軟に再現
固有の案件も柔軟に再現
システム連携、機能拡張に対応するためのAPI を数多くご用意し、お客様固有のニーズにも柔軟に対応できます。バージョン・アップ時の互換性を維持したアドオンを実現するAPIや、APIによるアドオン開発を支援する開発ドキュメントも備えています。

主な文書管理機能

業務上必要とされる単位で単数ないし複数のファイルを“文書”として管理します。文書は書庫単位に定義された書誌情報(属性、キーワード)、閲覧・編集権限、承認プロセス、保存ルールで管理されます。

文書はバージョン管理され全ての変更履歴が記録されます(誰が、いつ、どのような操作を、どのファイルに対して行ったか等)。文書が削除されてもこの履歴は残ります。複数のユーザが文書を更新する場合でも、常に最新版を共有することが可能です。また任意の世代前の状態を確認することができます。

文書を保存管理するだけでなく、その文書の正当性を証明するための承認・改廃プロセスを容易に設定することが可能です。業務の特性、組織の事情に応じ承認プロセスは柔軟に対応できます。

文書は書庫の階層構成に従って保存されるので、使い慣れたウィンドウズスタイルで文書を閲覧・検索することができ、さらに書庫を横断して書誌情報(属性、キーワード)による検索や、文書ファイルの中身までを対象とする全文検索も可能です。検索結果はユーザの閲覧権限の範囲で制限されます。

登録された文書には公開期限、保存期限をすることが可能です。期限1ヶ月前、3ヶ月前などの文書を一覧出力し主管部門への事前通知を行うなどの運用にも対応しています。

お問い合わせ・資料請求