ノーツ移行徹底支援セミナー 〜元ヘビーユーザーと移行のプロが語る、ノーツ移行の秘訣〜
ノーツ移行徹底支援セミナー 〜元ヘビーユーザーと移行のプロが語る、ノーツ移行の秘訣

ノーツ移行徹底支援セミナー
〜元ヘビーユーザーと移行のプロが語る、ノーツ移行の秘訣〜

2006年9月28日(木)、ホテルフロラシオン青山に於いて開催されたノーツ移行徹底支援セミナーは、大盛況のうちに終了となりました。誠にありがとうございました。

株式会社ドリーム・アーツでは、2006年9月28日(木)に下記概要にてセミナーを開催いたしました。

Lotus Notesのサポート期間終了に伴い、Notes移行の動きが本格化してきました。一方で、移行にともなうコストや作業負荷、その他諸問題に不安をお持ちの企業が多いのも事実です。また、一口に「Notes移行」と言っても、様々な選択肢があります。

  • Notesから新しい情報基盤へ完全移行する。
  • Notesを使い続ける。
  • Notesと新しい情報基盤を並行利用する。

ノーツに代わるこれからの社内システムはどうあるべきか。今あるノーツデータベースをどのように有効活用していけばいいのか。

日々お客様から寄せられるこういった課題に応えるべく、今回のセミナーでは、現在ノーツ移行を進めているコクヨビジネスサービス株式会社様より移行事例を発表いただきます。

さらに、実際に数多くの企業におけるノーツ運用、そして移行に関わってきたTIS株式会社様のお話も交え、ノーツユーザを取り巻く現状と今後について、より実践的な「ノーツ移行」プランをご紹介いたします。

概要
日時
2006年9月28日(木)13:30~16:30
会場

フロラシオン青山

地下鉄表参道駅下車A4出口より徒歩約6分

定員
100名(無料)
対象

現在Lotus Notesをお使いで、

-Notesからの移行を検討されている方

-新たなプラットフォームとしてWeb系グループウェア、企業情報ポータル、データベースソフトをお探しの方

講演
株式会社ドリーム・アーツ 取締役 営業統括本部長 吉村 厚司

“ポストノーツ“
今後のあるべき協業支援型ITツール

  • 株式会社ドリーム・アーツ
    取締役 営業統括本部長
吉村 厚司

まずは、自身も大手システムコンサルティング企業で多くの企業システムに関わった経験を持つドリーム・アーツ取締役営業本部長吉村厚司から、ノーツユーザが共通して抱えている問題点、そしてこれからどのようにITシステムに取り組んでいくべきなのか、概略を説明しました。

ノーツユーザを取り巻く状況

吉村はノーツユーザをとりまく状況を、J-SOX法に代表される企業のセキュリティ強化や企業統廃合による「外部環境の変化」、かつての”情報がデータ化されていない”という時期から社内に情報が十分蓄積/氾濫したような状態になっている「社内環境の変化」、そしてノーツの持つ機能や操作性、そしてサポート終了の不安といった「ノーツ自体の問題」といった3つの視点で分析。IT基盤があらゆる環境変化に対応する必要があることを説明しました。
また、パートナー各社に協力いただいて実施した「ノーツユーザへのアンケート」より 実際のノーツユーザの検討状況やデータベース活用率について発表しました。

以上を踏まえた上でITツールに求められる役割の時代変遷を説明し、ノーツを継続利用する・バージョンアップする・他ソリューションを利用する、というノーツユーザ3つの選択肢それぞれへのメリット・デメリットを指摘しました。

協業支援型ITツール

もはや現状のノーツ環境のままではいられないという状況のなか、新しいITツールとして何を選択するべきか、という問いの回答として吉村は「協業支援型ITツール」を提示。単なるコミュニケーションツールの機能だけではなく、業務上も共通目的に沿って必要な情報が抽出されるポータルとナレッジマネジメントとの融合が必要であることを説きました。
最後にノーツ移行の方針として、「ノーツの置き換え」としてではなく環境の変化に柔軟に対応する「今必要な機能を搭載したITインフラは何か」を考えて製品導入するべき、と締めくくりました。

講演
株式会社ドリーム・アーツ 取締役 最高技術責任者 前川 賢治

メールやDBによる情報の「氾濫」を「治水」するITシステム

  • 株式会社ドリーム・アーツ
    取締役 最高技術責任者
前川 賢治

続いて、現在求められる新しいITシステム「協業支援型ITツール」に求められる要件と、その要件を具現化した製品作りに一貫して取り組んでいるドリーム・アーツの製品群について、弊社取締役最高技術責任者 前川賢治がご紹介を行いました。

昨今では、各企業が力を入れて取り組むべき付加価値の高い業務、すなわち事業戦略立案やプロセス改善業務などのコア・ワーク(主業務)に費やせる時間が減少傾向にあることが、各企業の悩みの1つになっています。
この主要な原因は、ITの普及により現場のスタッフが得られる情報量が飛躍的に増大したため、個人では処理しきれない情報が氾濫し、まさに「情報とコミュニケーションの洪水が引き起こされていることによる」と、前川は現状を分析します。

特に問題なのが、電子メールに偏重した企業内コミュニケーションのスタイル。日常の業務風景として、電子メールの振り分けや選別、優先順位付けなどの付随業務にトータルで一日数時間も費やすことは珍しくありません。

まさに現在多くの業務現場では、「コミュニケーションを取るためのコミュニケーションをしている状態です」と前川。「ノーツユーザの皆様は特にメールのヘビーユーザー。情報共有、業務報告、単純な伝達。あらゆるやり取りをノーツメール中心で行うため、必要な時に、必要な情報をすぐに見つけ出せない。」
結果として、蓄積された情報の有効活用が不可能な状態に陥っているノーツユーザが多いのが実態です。

この「情報とコミュニケーションの氾濫・洪水を適切に「ITにより治水」することが、今まさに実務現場で求められている」と前川は述べます。 「ITによる治水」とは、各個人にとって必要な情報をシステムにより取捨選択し、選りぬかれた情報を然るべき個人に提供する仕組みのこと。

電子メールに偏った情報伝達手段を見直し、「情報の特性に応じた伝達手段を用意することが必要です。」 情報が氾濫する中で当人にとって必要な情報を「可視化」させ、必要なタイミングで活用できる状態にする仕組み、すなわち「協業支援型ITツール」が今まさに、必要とされているのです。

ノーツを「超える」ノーツ移行に必要なプロダクトとは

そこで威力を発揮するのが、ドリーム・アーツの「INSUITE®Enterprise」。
EIP(企業情報ポータル)、グループウェア、ナレッジマネジメントが一体化した、情報の「見える化」を推進するITシステムです。

「情報を、必要な人にパッと見せる。情報がパッと見える。製品と向き合う時間は最小限にとどめ、少しでも多くの時間を創造的な業務に割いてもらえるようにと作られているEIPです」と前川。ノーツからの移行の際に、グループウェア機能全般をカバーするプロダクトです。

加えて、ノーツDBの受け皿としての役目を果たすのが「ひびき®Sm@rtDB」。単なるノーツDBの置き換えに留まらず、リアルタイムでの全社的な情報共有と活用に威力を発揮する、Web型データベースです。「ノーツDBと大きく異なる特徴として、複数のデータベース間を横断する柔軟な検索機能が強みです」と前川は強調します。

現代で求められる「協業型ITツール」としてのコンセプトが製品に具現化されているのはもちろんのこと、機能面においてもノーツに代わるITプラットフォームとして、ノーツを凌ぐ性能、使いやすさを約束する製品群が揃っていることが強く印象付けられた講演となりました。

ユーザ事例紹介
コクヨビジネスサービス株式会社 ITソリューション事業部 基盤システムグループ ポータル推進リーダー ?山 宏邦 氏

コクヨグループにおける新コミュニケーション基盤構築
-ノーツ移行徹底支援セミナー

  • コクヨビジネスサービス株式会社
    ITソリューション事業部 基盤システムグループ ポータル推進リーダー
?山 宏邦 氏

グループ会社全体で4000人を超す社員を抱えるコクヨ株式会社様のグループの情報基盤を司るコクヨビジネスサービス株式会社様に、ユーザ代表としてご発表頂きました。現在も移行を進めている最中であり、ご発表頂いた?山様ご自身はノーツ移行プロジェクトの推進リーダーとして、1年以上の実体験をもとに、臨場感あふれるお話をして頂きました。

Webベース基盤に切り替えの背景

コクヨ様の中で1990年代前半から始めたコミュニケーション基盤の遷移は、電子メール利用・ファイル共有を皮切りに、ノーツでの情報の蓄積・共有の時期を経て、現在はWeb基盤でのデータ高度活用化のステージに来ていると、?山様は述べます。
「2005年に創業100周年を迎え、グループも16の専門分野に分社化。独立した体制でかつグループ間の協業ができる新たなコミュニケーション基盤を探していました。また、ノーツの課題として、継続利用への不安、運用コストの負担、バージョンアップで上位互換性保証が無いことなどがありました。データベースは3000DBを超え、社内にあらゆる情報が蓄積されたが、その情報が利用しにくいという問題があったのです。」

また、コクヨグループの中では「IPスタイル」をキャッチフレーズに「いつでも、どこでも、誰とでも、簡単に、かつ安全にコミュニケーション・情報共有ができる場」を提供するワークスタイル変革を推進中。現場に情報を行き届かせ、活用できるようにする末端神経的な役割として、IP電話やテレビ会議システムなどを採用し、それぞれが単なるツールとしてではなく、全体が融合した状態を構築されました。
「社員の働き方を刷新していこうとするなかで、ノーツではないWebベース基盤のシステムを探していた」と?山様。

コクヨグループでの取り組み

それではなぜINSUITE®Enterpriseを採用されたのか。当然複数の他社製品も比較検討しました。しかし最終的にINSUITE®Enterpriseに決定した理由は3つ。

  • 必要な機能を簡単に短期で実現できる
  • カスタマイズ開発などユーザ要求対応への柔軟性
  • 連携パッケージの品揃え

また、ノーツのEUD(End UserDevelopment)機能に代わるソフトとしてデータベース開発ツールの”ひびき®Sm@rtDB”を持っていることが決め手となりました。

導入にあたり、はじめにグループ全社ポータルを立ち上げ、平行してスケジュール管理や掲示板はINSUITE®Enterpriseに切り替えました。実装コンテンツは、コクヨグループのトップからのメッセージ発信の場として社長ブログを作り、トップがコンテンツ参加することでポータルの重要性と活用を促しています。
その他、「事業会社ポータル、組織横断のプロジェクトポータル、部署・個人を紹介するコンテンツなどをつくり、社内コミュニケーションの向上と情報の有効活用を進めている」と?山様は述べます。

「データベース開発ソフトのひびき®Sm@rtDBでは、既に数百に上るDBを作りましたが、ノーツで起きてしまったような、「探せないDB、使われないDB」を避けるために、ナビゲーション専用DBをつくり、DBの迷子を作らないようにしています。」

取り組みを通してわかったポイント

ノーツ移行の実体験を通して気づいた点を、3つのポイントとして整理しました。
「現状認識と将来像の明確化、既存資産の現状調査、そして新システム啓蒙活動です。現在のノーツの利用レベルが基本機能の利用なのか、複雑な業務アプリケーション開発をしているのかで、移行の進め方がまったく違います。また同様に、将来どのようなITインフラを作るのか明確にすること。これらのことが自社で明確になってノーツ移行の方向が定まる」と?山様。

「また、既存のノーツ資産の現状調査をユーザを交えて、しっかり実施することで、ユーザの参画意識の醸成のきっかけとなり、また不要DBを無くして無駄な議論・作業を削減でき結果的に作業効率が上がる」とも?山様は述べます。

さらに?山様は「ノーツ移行を推進する立場に立つと、移行というのは残念ながら新しいツールを導入するだけでは終わりません。社内での新システムの啓蒙活動が実はとても大事です。せっかくの移行も社員の反発にあうと、期待する効果は現れません。新システムのことを全く知らない社員に継続的な啓蒙活動を進めました。4000人超の社員全員への理解促進のためには、社内報やさまざまな工夫を重ねています。」

現行ノーツからどう変わるのか?

「10年間の反省として、今回のWebベース基盤への切り替えでは「第2のノーツ」を作ることだけは回避したいと考えました。ノーツは大きくグループウェア機能とデータベース開発機能に分かれます。グループウェア機能はそのままINSUITE®Enterpriseに渡し、一方コンパクトで快適に使えるデータベース開発機能はひびき®Sm@rtDBにしました。そして複雑な業務アプリケーションなどの開発部分はあえて切り離し、専門技術者による集中開発で設計書を残し開発をしています」と、?山様は述べます。

続けて?山様は、「これらグループウェア機能とデータベース開発機能だけがノーツ移行ではなく、Webポータル追加機能が大きな特徴として、移行の本質でありメリットです」と強調しました。

ノーツ移行ポイント

「自社の現状ポジション、背伸びをせず本当の目指す姿を明確にすることで、最適なツールがわかってきます。また、選択するツールは一つで完結しません。INSUITE®Enterpriseでノーツ全てはカバーしきれません。そもそも今回の目的は「ノーツの単純移行」ではなく、Webポータルによるコミュニケーションと情報の高度活用による、社員の働き方の刷新を実現することが目的でした。」と?山様。 INSUITE®Enterpriseはノーツとは違うものとして単純比較をせずに、INSUITE®Enterpriseの強みを理解した上で移行を考えることが重要だと、?山様は講演を締めくくりました。

パートナー事例紹介
TIS株式会社 事業統括本部 産業第2事業部 九州支社 主査 入江 恵美子 氏

情報を蘇生・活用させる次世代情報基盤
(Notes移行の事例)TIS株式会社様-ノーツ移行徹底支援セミナー

  • TIS株式会社
    事業統括本部 産業第2事業部 九州支社 主査
入江 恵美子 氏

TIS株式会社様は、システムインテグレーターとしての立場でノーツユーザの皆様の課題を解決し、これまでに数多くのノーツ移行を手がけています。本セミナーでは、ノーツ移行事例として、TIS株式会社 事業統括本部 産業第2事業部 九州支社にて主査を務める入江 恵美子 様より『情報を蘇生・活用させる次世代情報基盤 ~Notes移行の事例~』と題して講演をいただきました。
講演では、ノーツユーザに見られる共通の悩みを取り上げ、まさに現在進行中の案件を具体例として紹介しながら、移行にまつわる様々な課題を解決するための方法をご紹介していただきました。

ノーツの普及・進展により、システムとしての限界が露呈

90年代に登場したノーツは、その優れた機能性から急速に普及し、情報基盤としてスタンダードの地位を確立しました。ノーツの普及は、企業のビジネス環境において、コミュニケーション手段のIT化、社内ルーチン業務のシステム化、小集団の情報共有化など、大きな恩恵をもたらしました。
その一方で、今日の企業のIT基盤において、ノーツへの依存度が高まったことによるさまざまな弊害が露呈しています。

入江様は、「メール中心のコミュニケーション、EUC(エンド・ユーザ・コンピューティング)によるデータベースの開発、部署単位での部分最適化は、本来ノーツの利点でした。しかし、無秩序にDBが乱立した状況を生み出し、DBを横断した検索ができないため、『情報は蓄積されるが、必要な情報がわからない、活用ができない』といった情報インフラとして深刻な状況を生み出しています」と指摘します。

「ノーツユーザの皆様の共通の悩みとして、使い勝手の悪さ、検索性の低さ、サポート切れ、維持管理のコスト、セキュリティの問題などが噴出しています。ノーツシステムを使い続ける以上、これらの問題解決は限界があり、次世代の情報基盤の整備と移行が急務となっています」と入江様は続け、ノーツシステムに見られる課題を解決し、溢れる情報・埋没する情報を蘇生・活用できる次世代情報基盤へ移行する必要性を強調しました。

ノーツ移行の大きな壁とその解決策

ノーツの移行は簡単な作業ではありません。TIS株式会社様では、ノーツの使用状況に応じて、ユーザの皆様を大きくライトユーザとヘビーユーザの二つに分けて、各ユーザ様に最適な移行プランをご支援しています。
ライトユーザとは、ノーツの機能なかでメールや掲示板など、コミュニケーション機能の利用が中心で、DBの数も作りこみも少ないユーザ様です。この場合には、ノーツDBの中で最重要なものを取捨選択し、移行対象を明確にすれば、短期間での一括移行も可能です。
ヘビーユーザとは、ノーツを業務アプリケーションの開発プラットフォームとして利用し、ノーツオブジェクトを用いた膨大な文書や、数千のDBを使用しているユーザ様です。

「ヘビーユーザ様の場合には、完全移行・一括移行を考えないことが重要です。ノーツと同じ機能を求めるのではなく、移行の目的とゴールを明確に定め、段階を通じて徐々に移行を進めていかなくてはなりません」と入江様は説明します。
「お客様とヒヤリングを重ねながら、規模や状況によって『コミュニケーションツールやグループウェア部分の移行』、『ワークフローシステムなど業務アプリの統合』、『ノーツDBを新システムの移行』の各段階を経て徐々に移行を進め、移行の期間は新システムとノーツを平行して運用していきます」。

ヘビーユーザ様の移行事例として、入江様は、現在、ノーツシステムから脱却し、次世代情報基盤による組織力を強化とワークスタイルの変革を進めているヘビーユーザ様の事例を交え、ノーツシステムに蓄積したデータ資産とアプリケーション資産をどうするかが、移行の最大の壁であると説明しました。
入江様は、「ヘビーユーザ様のケースでは、活用されているデータの選別、移行に許される時間、独自開発したノーツアプリケーションの扱い、同一基盤上にあるべき機能などを検証し、データの性質によって分類していきます」と説明します。

ノーツDBの棚卸しは、日常業務で利用されている頻度、蓄積データがこれから活用される情報資産となるかどうかの二つの切り口で分類・判断し、本当に必要なDBのみを選別します。
選別したDBや機能を新しい情報基盤システム、今回はドリーム・アーツの『INSUITE®Enterprise』、『ひびき®Sm@rtDB』への移行に関して、そのまま継続するもの、切り替えるもの、創りかえる必要のあるものに分類します。「移行を妨げるさまざまな壁を一つ一つ解決していくことで、次世代情報基盤の実現に向けた着実な推進をお手伝いしています」と、入江様は述べます。

ノーツ移行の秘訣とは!

グループウェア、情報活用、アプリケーションなどノーツの使われ方は様々です。
入江様は、「移行の方針を決定し、最適な移行のステップ、置き換え、統合を計画することが重要です。そして、ノーツの平行運用を見据えながら、ノーツの移行のハードルをクリアすることで、新しい時代の変化に適った次世代情報基盤へ成長を実現することができます」と述べます。

ノーツ移行の成功の秘訣として、入江様は次の3点を強調されました。
「移行にあたっては、社内には必ず反対派が存在し、阻害要因となります。初期段階では現場の声を聞き過ぎずに、トップダウンで決定することがプロジェクトをスムーズに立ち上げるために重要です。次に、移行の作業中に発生する様々な壁や困難問題に対応できる柔軟性の高い移行ツールの選定が必要です」。
そして3番目として、最終的なゴール(目的)を明確にしたロードマップを作成し、着実な進展を進めていくことが重要であることを繰り返し説明され、講演を締めくくりました。