オフィスの業務改善セミナー

オフィスの業務改善セミナー グループウェア・ポータルの活用で実践的業務改善

多くの企業では、生産管理や財務・会計等の基幹業務の改善やシステム化には着手しています。しかし、いまだにオフィスの業務改善が進んでいるとは言い難い状況です。企業の実務現場は、”人”ならではの知恵や発想を活かし、複数の部署やスタッフと連携する非定型な業務が大半を占めます。これら非定型業務は、関連情報の共有が滞りがちであったり、属人的になりやすく、企業内でその改善策を打出せないでいるのではないでしょうか。

ユーザである国内トップ企業の情報を元に、グループウェア・ポータルを巧みに活用したオフィスの業務改善について、実践的な方法をご紹介いたします。

DA FORUM 2008
日時
2007年9月26日(水) 14:00-15:45
会場

東京コンファレンスセンター

JJR品川駅から徒歩5分

定員
50名(参加無料)
対象
  • オフィスの業務改善を検討している方
  • 社員の業務効率を向上させたい方
  • 社内の情報共有のあり方を改善したい方など
タイムテーブル
14:00
14:30

基調講演
「HACKによるビジネスマンのサバイバル術」 「IDEA HACKS!」、「TIME HACKS!」、「ライフハックのつくりかた」の著者

小山 龍介 氏

14:30
15:00

「オフィス業務改善の考察」
株式会社ドリーム・アーツ 取締役 営業統括本部長
吉村 厚司

15:00
15:40

「オフィスシーン別10の実践的業務改善」
株式会社ドリーム・アーツ マーケティング部
栗木 楽

  • 仕事がはかどるスケジューリング
  • 次の一手が迅速に打てるレポーティング
  • 重要情報の見える化で周知徹底
  • 自然な気づきを促しチームのコラボレーション促進
  • 洪水にならないE-mail活用術
  • 時間延長なしの会議運営
  • 非定型な業務のフロー化で業務連鎖をつなぐ
  • 外部企業とのコラボレーション方法
  • 社員の学びを促進し、人材育成を促進
  • 部署横断プロジェクトの情報共有など

15:40
15:45

まとめ

基調講演

小山氏講演:
HACKによるビジネスマンのサバイバル術

  • 「IDEA HACKS!」、「TIME HACKS!」の著書
小山 龍介 氏

2007年9月26日に弊社主催で開催された”オフィスの業務改善セミナー”。基調講演には、「IDEA HACKS!」、「TIME HACKS!」(共に東洋経済新報社刊)などの書籍執筆をはじめ、日常の仕事を効率化し、かつ効果的に進めることのできるコツを”ハック”という考え方で提案し、幅広い活動をされている小山 龍介 氏をお招きし、オフィスの業務改善についてご講演いただきました。小山氏は、まず初めに、”ワークライフバランス”という言葉を掲げ、長く働くほど生産性があがるというのは思い込みで、実は仕事以外の時間を充実させた方が仕事の創造性、生産性も向上するのではないかと問いかけます。

人の判断が業務のボトルネックに

近年、私たちのワークスタイルは、大きく変化しました。以前は、コミュニケーションにはタイムラグがあり、私たちにとっては待ち時間が存在していました。しかし、インターネットと携帯電話の普及により、非常に素早く、かつダイレクトにコミュニケーションが取れるようになり、このボトルネックの大部分が解消されました。その結果、現在では、人の判断、意思決定の時間が、最大のボトルネックになっていると小山氏は説明します。「私たちが、ここまで忙しくなってしまったのは、ダイレクトに繋がることが進んだ結果、ボトルネックがわれわれのところにまで来てしまったため。そこで、繋がっていることのメリットを活かして、ITを仕事に役立てていくスキルが必要です。その一つが”ハック”なのです」。

“ハック”で目に見えないものを改善する

“ハック”のもともとの語源は、とりあえずの間に合わせでも、その場で問題解決してしまう技術であると説明します。「オフィスの業務改善について、コンサルタントが全体を俯瞰して大改善プランを立てて、さあ実行に移しましょう。では、まずうまくいかない。世の中はもっと複雑でよく分からないことが多いからです。問題解決を求めるならば、”ハック”的なアプローチでこなしていかなければ効果がでない」と小山氏。製造業は、目に見えるものを改善することで効果を期待できますが、知的労働が中心のオフィス業務では、時間や発想、思考といった目に見えないものを”ハック”することで、目に見えないムダを削除することができると言います。

イノベーションのための余暇

あるアメリカのIT企業では、本業へ7割、関連業務へ2割、全く関係ないところに1割投資をしているといいます。私たちでいえば、2週間の営業日のうち、一日は、仕事を離れて違うことをするということです。小山氏は”ハック”で稼いだ時間をまた仕事に投下するのでは、結局何も変わらず、むしろ全く違うことすることによって、仕事の幅を広げ、仕事の質を高めることに繋がると説明します。「自由な時間がなければ、イノベーションは生まれないと考えています。仕事を効率良く早く終わらせて空いた時間を別のことに使い、皆さんのキャリアを広げると同時に、会社組織として変化の激しいビジネス環境への対応力を高めることが重要です。皆さんも冒頭にお話したワークライフバランスに気をつけてみてください」と講演を締めくくりました。

ドリーム・アーツ講演

オフィス業務改善の考察

  • 株式会社ドリーム・アーツ マーケティング部 部長
桑原 寛

日本の労働生産性主要先進7ヵ国中最下位、ITによるオフィスの業務改善はこれから

続いて、ドリーム・アーツ マーケティング部 部長 桑原 寛 より、日本のオフィスでの業務改善に関する考察が述べられました。桑原は、日本は世界第2位のGDPを誇りながら、労働生産性の国際比較では第19位と低く、主要先進7カ国のうちで最下位であるといいます。さらに、日本の製造業の労働生産性は世界3位であり年々向上している。一方で、オフィス業務の比率の高いサービス業の労働生産性は低く、あまり改善も進んでいない実情を紹介しました。

また、GDP世界1位、労働生産性でも世界2位を誇るアメリカと、オフィスの業務効率を高めるためのIT活用について比較してみると、日本はアメリカを軒並み下回っている現状が浮かび上がります。業務工数の削減だけは、アメリカと同等のレベルながら、製品・サービスの高付加価値化や、顧客満足度の向上などの企業の競争力や付加価値に関与する項目では、大きく下回っていることから、「日本企業のITによるオフィス業務改善は、まさにこれから着手する段階です」と説明します。

業務改善を妨げる3つの要因

日本もバブル以後の大不景気時代を経て、ITの導入による構造改革に取り組んできたにも関わらず、なぜこのような調査結果となるのでしょうか。桑原は、「非定型業務の増加による主業務の圧迫」、「情報洪水」、「改善活動が続かない」の3つの要因があると指摘します。

日本企業は、主に財務などの定型業務のシステム化を進め、一定の成果をあげました。しかし、オフィスでは、人の知恵や発想を活かし、すり合わせをしながら進めるような「非定型業務」が多くを占めます。IT化の進展により、大量な情報が溢れ、重要な情報が埋もれてしまう「情報洪水」が起こった結果、この非定型業務において、必要な情報を探す時間が増え、また情報が見つからないがゆえに的確な意思決定が出来ない問題が起きています。そのため、現在のオフィスでは非定型業務の比重がますます膨れ上がり、本来の取り組むべき主業務に投下する時間を圧迫していることを解説しました。そして、3つ目の理由として、時間のかかる改善活動に注力できる環境が整っていないことを挙げ、効果が出るまで活動を継続できない状況こそ、まず改善すべき点であることを強調しました。

“Co-innovation=現場からの協働革新”により、雑務から解放し、創造性を向上

ドリーム・アーツは、これら3つの課題に対して、”Co-innovation=現場からの協働革新”をコンセプトにしたソリューションを提供しています。課題解決の第一歩は、「見える化」で「情報洪水」を治水することです。これにより雑務から解放し、問題の早期発見と解決が可能になります。そして、最も重要なことは、業務と改善活動を直結し、柔軟なシステム基盤による現場主導での改善活動を粘り強く続けることです。

「基幹系システムに代表される定型業務では、一旦決めたプロセスを効率よく実行することで、業務の改善が見込めます。一方で、人が介在する非定型業務を扱う情報活用系システムでは、変化の激しいビジネスの潮流に追随するため、常に改善活動を続け、変化していかなくてはなりません。強い企業は、現場が日々改善活動を行い、臨機応変に戦略を実行しています。そのためには、”Co-innovation=現場からの協働革新”というコンセプトが有効です」と桑原は説明します。

ドリーム・アーツのソリューションでは、雑多な業務を包括してカバーし、ビジネス・コックピットを実現するINSUITE®Enterpriseと、基幹系と情報系の業務を繋ぎ、現場主導で改善活動を継続可能な ひびき®Sm@rtDBによって、非定型業務と付随業務を幅広く改善することができます。

ドリーム・アーツ講演

オフィスシーン別10の実践的業務改善

  • 株式会社ドリーム・アーツ マーケティング部
栗木 楽

ワークスタイルの変革による継続がカギ

続いて、ドリーム・アーツ マーケティング部 栗木 楽による製品のデモンストレーションが行われました。栗木は「製品を導入すれば、直ぐに業務の改善が進むかといえば、そんな簡単な話ではありません」と断った上で、システムの導入によって、ワークスタイルを変えることで、大きな改善の効果が現れることを説明します。デモンストレーションでは、情報共有活用プラットフォームであるINSUITE®Enterpriseと、プロセスエンジンと文書管理機能を備えた業務プラットフォームである ひびき®Sm@rtDBを活用し、日常の業務の中で、いかにして「雑務からの解放」、「見える化」、「改善活動の継続」を実践していくかを実演しました。

最後には、再び桑原が登壇し、講演内容を振り返りました。「基調講演で小山氏が指摘されたとおり、人の判断を待つという時間がボトルネックになっている現代のビジネス環境の中では、知的労働活動を効率化するハックという考え方が役立ちます。また、雑務を解放し、創造性を高めるためには、”Co-innovation=現場からの協働革新”というコンセプトが有効です」と述べ、「ドリーム・アーツは、日本の労働生産性の向上のため、オフィス業務の改善に尽力していきたいと思っています」とセミナーを締めくくりました。