第2回ドリーム・アーツ分科会 文書管理編

第2回ドリーム・アーツ分科会文書管理編

日時
2012年11月29日
会場
恵比寿ガーデンプレイス

2012年11月29日、恵比寿ガーデンプレイスにて第2回ユーザ会分科会を開催いたしました。当会は、特定のテーマについて興味・関心をお持ちの方々にご参加いただき、事例の発表やディスカッションを通して『課題解決や活用のヒントをお持ち帰りいただくこと』『ユーザ様同士の継続的な交流を支援すること』を目的として発足いたしました。

第2回目となる今回は、「文書管理」をテーマに、12社17名のユーザ様にご参加いただきました。

分科会報告

参加型のユーザ会を目指す本会では、第1回目同様、参加企業様に活用事例を発表いただくスタイルで、会を進行しました。文書管理といっても人により会社により、想像されるものや課題感が異なります。ファイル共有の効率化をしたい方、機密文書を厳密に管理したい方、業務の流れの中で文書を管理したい方など様々です。
今回はその様々な文書管理の活用スタイルを持つ5社様から活用事例を発表頂きました。

分科会報告

日本航空(JAL)様

日本航空(JAL)様

グループ会社全体で利用しているという日通様では、部門別ポータルのコンテンツ登録は各部に委譲しているそうです。テンプレートを準備して統一感を出しつつ効率化をはかる、といった工夫に皆さん感心されていました。『INSUITE知恵袋』というコンテンツでは、INSUITE活用のコツやアイデア、FAQをユーザ同士が登録しあい、グループ20,000人の知恵とノウハウを分かち合っているそうです。

イデラキャピタルマネジメント様

2社目のイデラキャピタルマネジメント様はSm@rtDBでINSUITEのライブラリのようなシンプルなファイル共有をされています。Sm@rtDBで行う理由は、近い将来、承認や業務としての管理のフローを付与していきたいからとのこと。先の拡張性を見据えた賢明な選択といえます。

イデラキャピタルマネジメント様

その後の3社(ヒビノ様、日本コムシス様、レンタルのニッケン様)に共通するのは元ノーツユーザの流れを受けたSm@rtDBユーザであるという事。さすがに文書管理の歴史が長く深い3社だけあって、感嘆するような文書管理の仕組みをSm@rtDBに沢山構築されていました。
ヒビノ様やニッケン様は現場部門にSm@rtDBの開発権限を渡し、主体的に文書管理の仕組みを作っているそうで、文書管理機能が付いた業務アプリといっても良いほど、業務そのものが乗せられていました。

参加された企業様からは「色々やり方ってあるんですね」「刺激になった」「衝撃でした」という声をいただきました。

参加ユーザ様の声 (アンケートより抜粋)
  • 文書管理のすみ分けや利用ルールのヒントを得られた。
  • 他社様のポータルや使い方を聞けたのでとても参考になった。
  • 他社様の本番画面を見させて頂き、大変に参考になりました。
  • Sm@INSUITE、Sm@rtDBの活用方法や運用方法を聞けてよかった。
  • Sm@rtDBはワークフローとして使用していたが文書管理としての使用方法の実現が見えた。
最後はユーザ様同士の交流会
最後はユーザ様同士の交流会