株式会社毎日新聞社様

他の製品と比べて、INSUITE®には作り方の違い、性格の違いを感じました。
技術者の視点ではなく、ユーザ側の視点で作られていることが採用の決め手でした。

毎日新聞
株式会社毎日新聞社

1872年、毎日新聞の前身、「東京日日新聞」が創刊されて以来、毎日新聞社は、135年に渡り、市民に最も身近な活字メディアの先駆者として、移り変わる時代を追いかけ、公正で正確な情報を届けています。インテリジェントブルーに目玉マークの題字には「時代を読みとり人の指針となる”目”でありたい」という願いが込められています。

導入概要
導入時期
2007年2月21日
構築期間
3ヶ月
利用規模
4,000CL
導入のポイント
  • 分散した社内システムと情報の集約が可能な情報ポータル
  • 全社の電子ファイルを一元化し、利便性と業務効率を向上
  • アクセス制御とログ管理による内部統制の強化

2007年2月21日に創刊135年を迎え、現存する日刊紙として、日本で一番の歴史を誇る毎日新聞社。伝統にとらわれることなく、「開かれた新聞」を掲げて常に新しいことに挑戦を続ける同社は、従来の業務フローや社内の情報共有のあり方を見直し、改革するMOAプロジェクトを発足、社内情報システムの刷新を進めている。業務の効率化、さらには、情報管理や内部統制の強化を目的としたこのプロジェクトにおいて、乱立した社内システムを一元化し、情報を共有・活用・統制可能な情報ポータルの構築は最重要項目であった。プロジェクトの成否を左右するシステムとしてINSUITE®Enterpriseが採用・導入された経緯と、システム運用の様子に関して、制作技術局技術センターメディア技術担当副部長土井昭人氏、同メディア技術グループ主任野田浩平氏、同情報技術グループ瀬野千晶氏にお話を伺った。

社内の情報共有の仕組みを改革し、管理機能・セキュリティの強化が急務

毎日新聞社では、2004年より、MOAと呼ばれる社内プロジェクトを発足。経理、販売、広告、新聞製作のシステム、インフラなど、すべてを含めたシステムの見直しを検討していた。同プロジェクトの中で、情報ポータルの位置付けはどのようなものだったのか。

土井氏は、「MOAプロジェクトでは、初めからグループウェアやポータルを検討していたわけではなく、内部統制の観点から、情報共有の仕組みも含めた認証システムの統一とセキュリティの強化を検討していた。」と語る。

情報共有のシステムとして、同社では部局単位でグループウェアを使用していた。しかし、管理・運用担当者が決まっていなかったため、情報のバックアップやセキュリティなど十分ではなく、トータルコストも高くついていたという。「各部署で独立したシステムなので、人事システムと連携しているわけでもなく、人事異動があるたびに手作業で設定が必要でした。」と野田氏。MOAプロジェクトの中で、当初から情報ポータルの重要性を訴えていた瀬野氏は「部局毎にサーバー、システムが分散していたため、部局をまたいだ情報共有ができていませんでした。例えば、ある部署では当たり前と思っている情報でも、他部署が知って初めて重要さに気づくこともありました」と説明。社内での情報共有や連携体制が十分でないことへの危機感から、新しい情報共有基盤の構築に着手した。

制作技術局技術センター メディア技術担当副部長 土井昭人氏 制作技術局技術センター
メディア技術担当副部長
土井昭人氏

ユーザ側の視点で開発されたINSUITE®。使いやすさが選定の決め手。

情報ポータルは、10社近くのパッケージ製品を選定、評価した後、ポータル、グループウェア機能の要件から、5社に絞り具体的な検討に入ったという。製品選定時のINSUITE®の印象について、瀬野氏は「ポピー*1はかわいいですね。一つの画面で、いろいろな情報が一望できるのがいいですね。」と笑顔で語った。また、野田氏は「他の製品では、カスタマイズが必要なケースが多かったのですが、INSUITE®は、デフォルトの状態である程度完成されていて、簡単に構築ができそうな印象を受けました。特に今回は、運用開始までの期間が限られていて、開発の時間がとれなかったので、カスタマイズなしで使えるものを選択したかった。」と語り、INSUITE®のノンプログラミングポータル機能や、豊富な機能をあげた。一方で、機能面では他社製品の方が高機能なところもあったという。それにも関わらずINSUITE®に決めた理由について、土井氏は次のように説明した。

「他社の製品と比べて、INSUITE®には作り方の違い、性格の違いを感じました。技術者の視点ではなく、ユーザ側の視点で作られていることが選定の決め手でした。ドリーム・アーツには、お客様と接しながら、製品を良くしていこうという姿勢がありますね。技術者が機能面から作っているのか、若い営業スタッフを含めて、ユーザ視点で作っているのかによって、情報の見せ方や、使い勝手が大きく変わってくると思います。」

“お客様と共に製品を成長させる”ことはドリーム・アーツの最も重要なポリシー。機能とクオリティの充足は当然として、あくまでもユーザには使いやすく、分かりやすいものを提供していく姿勢が選定の決め手となった。

制作技術局技術センター メディア技術グループ主任 野田浩平氏 制作技術局技術センター
メディア技術グループ主任
野田浩平氏

システムの定着化には仕組み化が重要

制作技術局技術センター 情報技術グループ 瀬野千晶氏 制作技術局技術センター
情報技術グループ
瀬野千晶氏

運用開始から5ヶ月を迎え、導入はスムーズながらも、ユーザのITリテラシーなど、苦労されている点もあるという。「もともとグループウェアを使っていた部署はまだ良いのですが、そうでないところは、まず使い方、概念的なところから教えなければ分かってもらえません。」と瀬野氏。システムのカットオーバー前には、大阪本社、中部本社、西部本社、北海道支社を各一週間かけて回り、講習会を行うなど、社内に向けた教育、宣伝活動も実施したという。野田氏は、「しかし、それで使ってもらえるわけではもちろんなく、これがないと業務が進まないなど、どうしても使わせるような仕組みを作っていかないと難しい。」とシステムの定着化には、仕組み化することが重要と語った。

選挙報道時の膨大な社内コミュニケーションに大活躍。

それでも、社内で徐々に情報共有の機運は高まってきている。瀬野氏は「ポータルに行けば、週報やレポートなど、社内文書が全部見られるということが段々と周知されてきて、ちょっとずつですが、社員に浸透し共有しようという意識に変わり始めています。」と語る。

野田氏は「今回の参院選挙*2では、現場からの要望があり、INSUITE®を使って情報共有を行いました。通常選挙の時は、数ヶ月前から準備を行います。全国の支局で担当者を決め、メーリングリストを作って、本社と連絡を取り合う過程で膨大な書類を印刷して配布するという作業が発生していました。今回は、この連絡や情報共有をINSUITE®のポータルとライブラリ機能で資料を共有することでスムーズに進めることができました。加えて、INSUITE®に記録したノウハウを今後活用することができるようになりました。」と笑顔で語った。

土井氏は「これまでは技術部主導で、活用方法をレクチャーしていたが、選挙での活用が良い契機となって、現場から情報共有・活用の要望が出てくるようになった。」と現場主導での運用が回り始めたことに手ごたえを感じていた。

情報ポータルは、社内風土の変革に有効

最後に、ポータルを基盤とした社内情報システムについて、今後の展望を伺った。土井氏は、システム導入の最終目的は、業務改善を実践していくことと言い、単にファイルを共有するだけでなく、情報を全社で共有し、必要な情報を必要な人にいかに迅速に届けるかが重要と語る。「まず情報を共有するという社内での意識、文化を変えていかなければなりません、そのためにポータルは有効なツールであると感じています。」と述べ、続けて「今後カットオーバーを予定している人事、経理、広告などの各システムの奥底にある情報を、いかにしてポータルに表示させ、活用していくかが当面の課題です。」と語った。

瀬野氏「これから、ユーザがどんどん使い込むにあたり、使い方の説明や有益な情報などのサポートを是非よろしくお願いします。」

※1INSUITE®(インスイート)のマスコットキャラクター。
※22007年7月に実施された第21回参議院議員通常選挙