株式会社毎日新聞社様

土井氏は、「MOAプロジェクトでは、初めからグループウェアやポータルを検討していたわけではなく、内部統制の観点から、情報共有の仕組みも含めた認証システムの統一とセキュリティの強化を検討していた。」と語る。

情報共有のシステムとして、同社では部局単位でグループウェアを使用していた。しかし、管理・運用担当者が決まっていなかったため、情報のバックアップやセキュリティなど十分ではなく、トータルコストも高くついていたという。「各部署で独立したシステムなので、人事システムと連携しているわけでもなく、人事異動があるたびに手作業で設定が必要でした。」と野田氏。MOAプロジェクトの中で、当初から情報ポータルの重要性を訴えていた瀬野氏は「部局毎にサーバー、システムが分散していたため、部局をまたいだ情報共有ができていませんでした。例えば、ある部署では当たり前と思っている情報でも、他部署が知って初めて重要さに気づくこともありました」と説明。社内での情報共有や連携体制が十分でないことへの危機感から、新しい情報共有基盤の構築に着手した。

情報ポータルは、10社近くのパッケージ製品を選定、評価した後、ポータル、グループウェア機能の要件から、5社に絞り具体的な検討に入ったという。製品選定時のINSUITE®の印象について、瀬野氏は「ポピー*1はかわいいですね。一つの画面で、いろいろな情報が一望できるのがいいですね。」と笑顔で語った。また、野田氏は「他の製品では、カスタマイズが必要なケースが多かったのですが、INSUITE®は、デフォルトの状態である程度完成されていて、簡単に構築ができそうな印象を受けました。特に今回は、運用開始までの期間が限られていて、開発の時間がとれなかったので、カスタマイズなしで使えるものを選択したかった。」と語り、INSUITE®のノンプログラミングポータル機能や、豊富な機能をあげた。一方で、機能面では他社製品の方が高機能なところもあったという。それにも関わらずINSUITE®に決めた理由について、土井氏は次のように説明した。

「他社の製品と比べて、INSUITE®には作り方の違い、性格の違いを感じました。技術者の視点ではなく、ユーザ側の視点で作られていることが選定の決め手でした。ドリーム・アーツには、お客様と接しながら、製品を良くしていこうという姿勢がありますね。技術者が機能面から作っているのか、若い営業スタッフを含めて、ユーザ視点で作っているのかによって、情報の見せ方や、使い勝手が大きく変わってくると思います。」

“お客様と共に製品を成長させる”ことはドリーム・アーツの最も重要なポリシー。機能とクオリティの充足は当然として、あくまでもユーザには使いやすく、分かりやすいものを提供していく姿勢が選定の決め手となった。

運用開始から5ヶ月を迎え、導入はスムーズながらも、ユーザのITリテラシーなど、苦労されている点もあるという。「もともとグループウェアを使っていた部署はまだ良いのですが、そうでないところは、まず使い方、概念的なところから教えなければ分かってもらえません。」と瀬野氏。システムのカットオーバー前には、大阪本社、中部本社、西部本社、北海道支社を各一週間かけて回り、講習会を行うなど、社内に向けた教育、宣伝活動も実施したという。野田氏は、「しかし、それで使ってもらえるわけではもちろんなく、これがないと業務が進まないなど、どうしても使わせるような仕組みを作っていかないと難しい。」とシステムの定着化には、仕組み化することが重要と語った。